De weg naar Office 365

Uit onderzoek is gebleken dat Office 365 leidt tot lagere bedrijfskosten en productiviteitsverbetering van medewerkers. Maar waarom willen we eigenlijk productiever werken? Met de komst van de cloud is werken dynamisch geworden, waarbij IT niet langer alleen een technologie is.

19 dec 2018 | Blog

Auteur:

Kristel Postel

Kristel Postel is Business Developer bij Exite. Met een focus op Office 365 en Cisco-Meraki.

Volg Kristel op LinkedIn.

19 dec 2018 | Blog

Waarom productiever werken?

In deze snelle wereld is de tijd gekomen voor een andere focus. Een focus waarbij het niet meer gaat om nog harder te werken en meer uren te maken, maar om de juiste impact. In dit digitale tijdperk draait het om de ontwikkeling van nieuwe ideeën, nieuwe producten en diensten die jou onderscheiden van de concurrentie. Daar past een andere benadering bij.

Een gemiddelde kenniswerker besteedt het merendeel van zijn werkbare tijd aan e-mail en documenten. Ook thuis en onderweg willen medewerkers toegang tot mail en documenten. Hierbij lopen zakelijk en privé steeds meer in elkaar over; zo weten collega’s elkaar ook op social media zoals Facebook en Instagram te vinden. Snelle communicatie wordt dus steeds belangrijker en moet vanaf elk device makkelijk en mogelijk zijn. Doordat we overal samenwerken en op universele manieren communiceren, delen we kennis niet alleen verbaal maar ook virtueel. Iedereen kan de juiste versies van documenten binnen handbereik hebben en verkrijgt vanaf elke plek toegang tot bedrijfsinformatie.

Wil je de productiviteit van je organisatie verbeteren, dan kun je vandaag de dag niet meer zonder moderne technologie

Office 365 is een hulpmiddel om productief te zijn waar je maar wilt. Met deze cloudsuite kun je sneller, productiever en flexibeler werken. Organisaties zijn daardoor succesvoller en het werk is voor medewerkers leuker.

Strategie

De meeste bedrijven gebruiken al Office 365, maar benutten vaak slechts enkel mogelijkheden als Exchange Online en de Office suite. Hierdoor komt Office 365 niet geheel tot zijn recht binnen de organisatie. Daarnaast zoeken veel bedrijven naar nieuwe mogelijkheden op het gebied van samenwerken en productiever werken. Office 365 is een technologie die je organisatie een flinke efficiency-boost geeft.

Om meer te halen te halen uit dit pakket of weten wat Office 365 precies inhoudt moet je weten welke mogelijkheden de suite bieden heeft, wat de voordelen zijn voor je organisatie en hoe de weg naar Office 365 eruitziet. Op deze manier weet je welke functionaliteiten je in je organisatie wilt implementeren.

Een juiste implementatie van Office 365 vereist de nodige kennis. Je bedrijfsstrategie moet vertaald worden naar de tools en je gebruikers moeten de andere, bijpassende manier van werken omarmen.

Adoptie

De basis voor een succesvolle implementatie van Office 365 ligt in het creëren van draagvlak bij de gebruikers. Niet de ICT zelf, maar de manier waarop professionals binnen de organisatie ermee werken moet het uitgangspunt zijn.

Betrek medewerkers bij het proces en gebruik enthousiaste medewerkers als ambassadeurs

Dit draagvlak is op een aantal manieren te creëren. Ten eerste wordt de uiteindelijke adoptie onder gebruikers verhoogd als deze worden meegenomen in het proces. Hoe richten we als bedrijf samen deze oplossing in? Daarnaast is het van belang dat gebruikers vooraf op de hoogte zijn van de nieuwe mogelijkheden en functionaliteiten. Hierdoor wordt uiteindelijk ook het meeste rendement uit de oplossing gehaald.

 

Productiviteit als resultaat

Kijkend naar de opbrengst van software rekenen organisaties vaak alleen in ICT kosten en besparingen. Andere voordelen wordt buiten beschouwing gelaten of slechts als bijkomend voordeel gezien. Ik ben ervan overtuigd dat productiviteit binnen de Office 365 strategie eruit springt. Uit onderzoek blijkt namelijk dat bij optimaal gebruik en een heldere strategie, medewerkers tot 1 uur per dag productiever kunnen zijn.

Het gebruik, en daarmee het grootste rendement, blijft achter

In de praktijk zie ik dat veel organisaties Office 365 al gebruiken als cloud platform en een maandelijks abonnement betalen van een paar tientjes. Ik zie echter ook vaak dat nog niet eens 1/3 van de tools gebruikt worden, zonde!

Wat kan Office 365 voor jouw organisatie betekenen?

Uit praktijkervaring blijkt dat organisaties worstelen met de strategie en het beleid van Office 365 aan de voorkant. Regelmatig breng ik samen met een organisatie op basis van het organogram, huidige werkprocessen en communicatielijnen in kaart op welke manier Office 365 hierin een verbeterpotentieel zou kunnen betekenen. Tevens wordt hierbij duidelijk welke tools je op welke manier in kunt zetten wat het beste past bij de bedrijfsprocessen van je organisatie.

De uitkomst is een blauwdruk voor de inrichting van functionaliteiten en bepaling van kaders voor de benodigde roadmap.

Lees meer van dit soort berichten...
Blogs, nieuws en events. Alles over wat ons inspireert en jou informeert!

Exite: 1 jaar en we zijn met 100+!

Exite: 1 jaar en we zijn met 100+!

Met een doop van de nieuwste batch aan Exite’ers wordt een nieuw tijdperk ingeluid waarbij we met meer dan 100 medewerkers impact maken met de slimme inzet van ICT!

Voorkom wildgroei aan documenten

Voorkom wildgroei aan documenten

Niemand streeft naar ‘documentchaos’ maar toch gebeurt het. In sommige organisaties wordt uren per week gezocht naar de juiste documenten. Dat kan anders!

Heb je vragen of een super tof idee voor een nieuwe blog? Stuur een mailtje naar marketing@exite.com

Onze klanten, altijd  and running: Dat is ICT met impact!