Niemand wil complexe ICT. Office 365 maakt het eenvoudiger om profijt te hebben van technologische vernieuwingen als cloud, mobility en unified communications. Tijdens onze Inspiratiesessie van 2 april bespraken we met deelnemers verschillende manieren om met Office 365 alle dagen productiever te werken. Naar aanleiding van deze sessie volgen hierbij nog 3 tips:

1. Sla altijd op in de cloud

Wanneer je van plan bent met anderen samen aan een document te werken of deze door te sturen ter review, staat deze veiliger opgeslagen in de cloud.

Stel je Word, Excel en PowerPoint zo in dat wanneer je iets opslaat dat standaard in OneDrive of SharePoint Online gebeurt door via ‘Bestand’ naar de ‘Opties’ te gaan (klik voor screenshot) en daar onder ‘Opslaan’ het vinkje bij ‘Standaard opslaan op de computer’ uit te vinken. Vervolgens blader je hier via de verkenner naar je OneDrive of SharePoint.

Wanneer je van plan bent met anderen samen aan een document te werken of deze door te sturen ter review, staat deze veiliger opgeslagen in de cloud. Stel je Word, Excel en PowerPoint zo in dat wanneer je iets opslaat dat standaard in OneDrive of SharePoint Online gebeurt door via ‘Bestand’ naar de ‘Opties’ te gaan (klik voor screenshot) en daar onder ‘Opslaan’ het vinkje bij ‘Standaard opslaan op de computer’ uit te vinken. Vervolgens blader je hier via de verkenner naar je OneDrive of SharePoint.

2. Wijs specifieke taken toe aan collega’s

Dat je met Office 365 samen aan documenten kunt werken is misschien al langer bekend, maar wist je dat je collega’s of externen ook kunt oproepen vanuit een in de cloud opgeslagen bestand?

Zodra een bestand in Teams, OneDrive of SharePoint staat opgeslagen, kun je één van de deelnemers aanroepen met door simpelweg ‘@’ te typen, gevolgd door zijn of haar naam. Hij of zij zal vervolgens een bericht ontvangen met jouw opmerking, wat het handig maakt om bijvoorbeeld op die manier een document te reviewen, zonder dat beide personen op hetzelfde moment ingelogd moeten zijn.

Deze opmerkingen worden opgemaakt als conversatie. Op deze manier kun je over specifieke delen van een document in Word, Excel of PowerPoint een discussie houden.

3. Zien wat je collega’s hebben aangepast

Als je samen aan Office 365 documenten werkt, kun je het overzicht verliezen over wie wat heeft aangepast en of er überhaupt iets is veranderd. Gelukkig biedt Office 365 mogelijkheden voor versiebeheer. Door naar in een Document naar ‘Bestand’ te gaan en te kiezen voor ‘Versiegeschiedenis’ onder het menu-item ‘Info’, kun je zien wie wanneer aanpassingen heeft gedaan. Door op het linkje naast de tijdsindicatie te klikken, open je het document in de staat van dat specifieke moment.

Als je samen aan Office 365 documenten werkt, kun je het overzicht verliezen over wie wat heeft aangepast en of er überhaupt iets is veranderd. Gelukkig biedt Office 365 mogelijkheden voor versiebeheer. Door naar in een Document naar ‘Bestand’ te gaan en te kiezen voor ‘Versiegeschiedenis’ onder het menu-item ‘Info’, kun je zien wie wanneer aanpassingen heeft gedaan. Door op het linkje naast de tijdsindicatie te klikken, open je het document in de staat van dat specifieke moment.