In 4 stappen naar betekenisvolle adoptie

Zoals ik in mijn eerdere blog schreef, staat of valt het uiteindelijke resultaat van een technologische verandering met adoptie. In trajecten met klanten merken wij dat adoptie het meest geholpen wordt met verbeeldingskracht: vooraf in de huid van de eindgebruiker kruipen om te weten wat de benodigde ingrediënten voor succes zijn. Ik maak daarvoor gebruik van het ADKAR-model van Prosci:

• Awareness: Als eindgebruiker weet ik het waarom van de verandering.
• Desire: Ik heb duidelijk wat de nieuwe technologie mij in mijn dagelijkse werk oplevert.
• Knowledge: ik heb training op basis van een scenario waar ik direct het voordeel van ervaar.
• Ability: ik heb de ruimte om zelf met de nieuwe technologie te werken en word hierbij ondersteund als ik dat wil.
• Reinforce: Ook na de uitrol ziet mijn organisatie of en hoe ik de nieuwe technologie gebruik en wordt hulp aangeboden om het werk voor mij zo slim mogelijk te maken.

Vervolgens vertalen we deze kennis naar de volgende stappen voor het team dat betrokken is bij het adoptietraject:

1 Ontdekken

In deze stap zorg je dat je samen met verschillende belanghebbenden en gebruikers een goed beeld hebt van de organisatie, de doelstellingen en de huidige werkwijze en pijnpunten. Welke applicaties zijn in gebruik? Maken medewerkers bijvoorbeeld gebruik van WhatsApp? Sturen zij bestanden via hun privé email of gebruiken ze WeTransfer of Dropbox? En welke verschillende gebruikersgroepen (persona’s) kun je binnen jouw organisatie onderscheiden?

2 Voorbereiden

De verkregen inzichten vertaal je samen met een aantal enthousiaste gebruikers, zogenaamde ‘Champions’, naar een creatieve boodschap die je direct via meerdere kanalen als email, meetings en posters communiceert naar de gebruikersgroepen. Vervolgens schep je samen binnen beheer en security & compliancy kaders de omgeving voor de gebruikers om vrij gebruik te maken van alle mogelijkheden (self-service IT).

3 Uitrollen

De uitrol start met een pilot onder een groep koplopers (early adopters) die geschikt worden bevonden om eenvoudig over te stappen. Hierbij dient een van de organisatie- of afdelingsdoelstellingen afgeleid project als scenario om direct de voordelen zichtbaar te maken. Gebruik de opgedane kennis direct om te leren en de functioneel/technische inrichting te verbeteren. Dit is ook het moment om IT, Servicedesk en de interne trainers te trainen.

Zijn de Champions, pilot gebruikers en belanghebbenden enthousiast, dan kun je gaan uitrollen naar de gehele organisatie. In deze fase is het belangrijk alle gebruikers maximaal te trainen, ondersteunen en feedback op te halen om verdere verbeteringen door te voeren.

4 Versterken

Na de uitrol bestaat het risico dat na de eerste successen het enthousiasme afneemt. Het is belangrijk het gebruik te monitoren en direct te reageren op afname of niet in gebruik nemen van de nieuwe technologie. Blijf successen vieren en communiceren en organiseer extra (expert) trainingen. Leverancier Microsoft en jouw organisatie ontwikkelen zich voortdurend. Denk daarom aan het incorporeren van nieuwe functionaliteit en betrekken van nieuwe medewerkers. Adoptie eindigt niet na de uitrol.

Wil jij binnen jouw organisatie Office 365 slimmer gebruiken? Of zie je dat de gebruikers met de beschikbare functionaliteit niet alle voordelen behalen? Neem dan contact met mij op voor een Inspiratiesessie bij jou op kantoor.