Het Nieuwe Werken: 

Vergeet je niet iets?

Het Nieuwe Werken is hot. In dit artikel wordt duidelijk dat het Nieuwe Werken méér is dan documenten naar de cloud zetten en medewerkers een mobiel apparaat meegeven. En mocht je juist informatie zoeken over waarom met het Nieuwe Werken efficiënt werken nog ver te zoeken is, lees dan vooral verder!

Susan Leppen

Binnen het team Exite Business Consulting houdt Susan zich bezig met Proces- & Veranderingsmanagement. Je kunt haar ook vinden op LinkedIn.

by | 3 dec, 2019 | Blog

Wat is er nu zo nieuw aan ‘Het Nieuwe Werken’?

Laat me je drie veelgehoorde voordelen van het Nieuwe Werken omschrijven:

Voordeel 1: Altijd en overal bereikbaar

Het Nieuwe Werken draait om medewerkers de mogelijkheid geven om flexibel en op afstand te kunnen werken. Zij kunnen dan anytime & anywhere samenwerken met hun collega’s en klanten. Een belangrijke factor hierbij is het digitaliseren van werkprocessen; Alles naar de cloud. Zo kunnen medewerkers middels elk (mobiel) apparaat dat met internet verbonden is bij hun documenten en applicaties. Thuis op de bank, in de trein, vanaf een jacht; overal is werken mogelijk.

Voordeel 2: Efficiënt en effectief werken

Naast meer werkplekvrijheid helpt het Nieuwe Werken met efficiënt(er) werken door de digitalisering van werkzaamheden. Vergelijk als voorbeeld een formulier dat je via de mail (of post) ontvangt en een digitaal formulier. Het opgestuurde formulier vraagt om verschillende handelingen om deze in te vullen, op te sturen en vervolgens te verwerken. Bij het digitale formulier is het invullen ook meteen het opsturen en verwerken. Hiermee wordt de kwaliteit en betrouwbaarheid van het standaardwerk verhoogd. Meer tijd voor complexe werkzaamheden dus.

Voordeel 3: Filteren van informatie

Het toegankelijk maken van kennis en informatie in een organisatie wordt steeds belangrijker. Relevante informatie moet altijd en overal voorhanden zijn. Toch zien we soms door de bomen het bos niet meer; er is zoveel informatie om ons heen dat het zoeken en filteren ervan als een dagtaak aanvoelt. Het Nieuwe Werken helpt hierbij door informatie centraal en gefilterd toegankelijk te maken. Zo kan je sneller en beter zoeken binnen het totaal aan digitale informatie, of beter: krijg je alle voor jou relevante informatie overzichtelijk aangeboden via persoonlijke filters.

Bovenstaande voordelen zullen voor elke organisatie wenselijk zijn en dat maakt het Nieuwe Werken ook zo populair. Zit jij ook al met je hoofd in de cloud? Hou alleen nog even de voeten aan de grond, want deze voordelen worden niet zomaar werkelijkheid.

Data in de cloud, mensen op de grond

Organisaties geven met het Nieuwe Werken vaak al hun tijd en energie aan het in de cloud zetten van alle data. Wekenlang zijn techneuten onderling in conclaaf over hoe de online omgeving in te richten en de datamigraties uit te voeren. In een uitzonderlijk traject krijgen medewerkers nog een klik-cursus of een handleiding om hun oude documenten straks online te kunnen vinden en daarmee is het klaar. De organisatie is begonnen aan het Nieuwe Werken. Taart en champagne!

Maar hoe mooi het Nieuwe Werken op papier ook klinkt, met mobiele apparaten en cloud-oplossingen ben je er niet. Je hebt dan alleen voldaan aan het technische aspect van het Nieuwe Werken; de systemen en apparaten. Organisaties vergeten het menselijke en procesaspect van het Nieuwe Werken; de medewerkers die op een nieuwe manier gaan samenwerken. Zij zijn niet meegenomen in de cloud en staan nog met beide benen op de grond. Zo resulteert het Nieuwe Werken in een grote technische investering waarbij de beloofde voordelen maar mondjesmaat in de organisatie ervaren worden.

Organisatie in de cloud

Het Nieuwe Werken vraagt dus om meer: niet alleen de data en systemen, maar de hele organisatie inclusief haar mensen zal dus de transitie moeten doorgaan. Dit betekent dat werkprocessen, leiderschap, verantwoordelijkheden en gedrag herijkt dienen te worden om tijd en plaats onafhankelijk werken mogelijk te maken. Het succes van het Nieuwe Werken berust namelijk op de motivatie en het enthousiasme van de medewerkers die het werk gaan uitvoeren. Zijn zij bereid om anders te gaan werken? Hebben ze de nodige kennis en kunde om hun taak op de nieuwe manier uit te voeren? Ervaren ze voldoende vrijheid en vertrouwen om met het Nieuwe Werken aan de slag te gaan? Zien ze de voordelen ervan in? Krijgen ze voldoende steun wanneer ze vastlopen? Het Nieuwe Werken vormt hiermee een transitie die de hele bedrijfsvoering raakt.

Werken aan het Nieuwe Werken

De belangrijkste en eerste stap is daarom het helder krijgen van je waarom. Waarom wil je het Nieuwe Werken invoeren; welk probleem lost dit op? Waarom is er nu een probleem dat om actie vraagt? Waarom is het Nieuwe Werken voor jouw bedrijf de beste keuze?

Met de antwoorden op deze vragen creëer je een kapstok waarmee je de hele bedrijfsvoering stap- en fasegewijs kunt begeleiden in de transitie naar het Nieuwe Werken. Zo voorkom je dat de transitie een feestje voor de ICT afdeling blijft en zorg je ervoor dat deze organisatiebreed gedragen wordt. De belangrijkste taak hierbij is het motiveren en enthousiasmeren van medewerkers. Zij zijn namelijk degenen die de transitie tot een succes kunnen maken.

Beantwoord daarom de volgende vragen voor je gaat zoeken naar cloud-oplossingen als startpunt voor je transitie naar het Nieuwe Werken:

  • Heb jij duidelijk waarom je wilt beginnen of bent begonnen aan het Nieuwe Werken?
  • Zijn medewerkers net zo enthousiast om te starten met het Nieuwe Werken?
  • Ben je bereid om te investeren in meer dan alleen de ICT-inrichting?

Wat is jouw waarom?

Hopelijk zie je in dat beginnen aan het Nieuwe Werken veel meer behelst dan een cloud-oplossing aanschaffen. Organisaties die zich hiertoe beperken, gaan een traject vol frustraties en teleurstellingen tegemoet. Dit zal meer investering kosten dan wanneer ze vanuit een duidelijk waarom de organisatie in zijn geheel begeleiden naar het Nieuwe Werken.

 

Mocht je hulp zoeken bij het helder krijgen van je waarom en het meekrijgen van medewerkers om het Nieuwe Werken te omarmen, neem gerust contact met mij op. Laat een berichtje achter op LinkedIn of mail naar s.leppen@exite.com. Een goed gesprek met een warme kop thee doet soms al wonderen. 

 

 

 

 

Onze klanten, altijd  and running: Dat is ICT met impact!