Voorkom wildgroei aan documenten
Gelijk aan de groei van data neemt ook het aantal documenten in organisaties in snel tempo toe: Word-bestanden, spreadsheets, presentaties, afbeeldingen, notitieblokken, noem maar op. Het worden er steeds meer, met verschillende gevolgen van dien. Opslag van deze bestanden vindt plaats in steeds verder uitdijende opslagsystemen.
Meer informatie?
Zit je met een vraagstuk, heb je advies nodig of wil je even sparren? Ons Exite Business Consultancy Team helpt je graag verder!
De meeste organisaties gebruiken meerdere systemen om documenten op te slaan, vaak met de beste intenties om ‘slimmer’ te gaan werken. Het kan echter hierdoor gebeuren dat documenten per afdeling, business unit of zelfs devicetype geïsoleerd raken. Het kost veel tijd en geld om de verschillende documentsilo’s nog enigszins te managen en veilig te houden. Daarom zie je in vrijwel elke organisatie gebeuren dat wat je juist niet wilt: het wordt moeilijk wegwijs te zijn in documenten en documentstructuren van de verschillende teams.
Kijk uit voor deze 3 risico’s die op de loer liggen in deze situatie:
Verminderde productiviteit
Niemand streeft naar ‘documentchaos’ maar toch gebeurt het. In sommige organisaties zijn medewerkers enkele uren per week bezig met het zoeken naar de juiste documenten.
De silo’s waarin documenten staan opgeslagen praten daarnaast meestal niet met elkaar, wat het voor collega’s lastig maakt efficiënt aan de dagelijkse taken te werken, fouten en dubbel werk oplevert en tot verkeerde beslissingen leidt.
Securityrisico
Documenten worden vaker als waardevolle data beschouwd: belangrijk om te gebruiken (denk aan business intelligence) maar ook belangrijk om niet kwijt te raken (datadiefstal). Met de komst van de AVG-wetgeving, is de noodzaak van data veilig houden nog groter geworden om hoge boetes te vermijden. Hiervoor zijn extra controlemechanismen nodig. Een complex issue als policies voor meerdere contentsystemen gelijk moeten zijn.
Uit de pan rijzende kosten
Daarbij komt nog eens dat het instellen en onderhouden van meerdere documentsystemen al gauw resulteert in een kostbare aangelegenheid. Waar de ene beheerder thuis is in systeem A, is hij/zij misschien niet bedreven in systeem B. (En om nu overal een aparte beheerder voor aan te stellen…) Wil je iedereen trainen in meerdere documentsystemen, dan zal ook dit flink in de papieren lopen.
In onderstaande video vertelt Susan Leppen, Business Consultant bij Exite, meer over een samenwerkingsmanifest, wat je bij dit probleem kan helpen.
Meer weten over een samenwerkingsmanifest of efficiënt omgaan met documenten? Neem via het formulier hieronder contact op!
Blijf op de hoogte, lees de nieuwste updates...
Blogs, nieuws en events. Alles over wat ons inspireert en jou informeert!
Je beste vriend in Teams: de Activiteit-button!
Zelf open ik altijd in Teams eerst Activiteit om vervolgens vanuit de feeds naar mijn gepersonaliseerde activiteit te gaan. Dagelijks bespaar ik hiermee kostbare tijd.
Exite: 1 jaar en we zijn met 100+!
Met een doop van de nieuwste batch aan Exite’ers wordt een nieuw tijdperk ingeluid waarbij we met meer dan 100 medewerkers impact maken met de slimme inzet van ICT!
Heb je vragen of een super tof idee voor een nieuwe blog? Stuur een mailtje naar marketing@exite.com