Overzicht in CRM kwijt? Creëer een dashboard!

Wanneer over een dashboard wordt gesproken, zal snel de eerste gedachte uitgaan naar auto’s. Logisch. En eigenlijk komt de term daar ook vandaan. In een auto zitten honderden onderdelen die elk invloed hebben op de rijervaring. Een dashboard brengt deze informatie samen in één overzicht, denk aan oliepeil, benzineniveau, snelheid, toerental, temperatuur, etc. Eigenlijk doet een zakelijk dashboard hetzelfde. Wat voor jou belangrijk is, wordt in één scherm aan jou gepresenteerd.

Wat is een Dynamics 365 dashboard?

Op vlak van Customer Relationship Management (CRM) bieden dashboards je snel visueel inzicht in datagegevens uit Dynamics 365. Zo kan een dashboard informatie geven over de status van je verkoopproces of je salesprestaties. In plaats van dat je leads of verkoopkans per stuk moet langslopen, zie je deze nu in zijn geheel. Er kan bijvoorbeeld een dashboard komen waarin alle leads weergegeven worden. Of alle huidige openstaande opportunities.

Creëer overzicht

Een dashboard zorgt vooral voor veel overzicht. Tot 20 opportunities kun je vaak nog wel status bijhouden. Maar als je meer opportunities hebt, raak je al snel het overzicht kwijt. In een dashboard kun je hier een overzicht in creëren. Alle opportunities kennen namelijk een proces. Door één weergave hiervan te maken, weet jij precies hoeveel opportunities in de salespijplijn staan en waar je actie moet ondernemen.

Verschillende weergaves

Een CRM dashboard kan verschillende weergaves kennen. De twee belangrijkste zijn: de lijstweergave en de diagramweergave. Deze licht ik hieronder toe:

Lijst

De lijstweergave kan deels zelf worden ingericht. Er kan een tijdlijn worden gemaakt met alle salesgerelateerde activiteiten, bijvoorbeeld telefoongesprekken die nog moeten worden gevoerd. Maar er kan ook een lijst worden gemaakt met alle open leads en opportunities.

Diagram

In een diagram kun je onder andere zien wat er in de salespijplijn zit. Daarnaast kun je zien welke opportunities nog open staan, in welke fase deze zich bevinden en wat de verwachte omzet er bij zal zijn.

Het is ook mogelijk om een cirkeldiagram te maken met de bronnen van de leads. Zo kun jij snel zien hoe je organisatie aan deze leads komt. Wanneer je bijvoorbeeld naar een beurs bent geweest en hier een aantal visitekaartjes hebt ontvangen, kun je deze als lead registeren. Wanneer deze leads verder in je salespijplijn komen en opportunities worden, weet jij op dat moment dat de beurs een goed resultaat heeft gehad en komt dit naar voren in het cirkeldiagram.

Dashboard inzetten voor Sales

Voordat je een dashboard in kunt zetten voor Sales, moet er eerst nagedacht worden over het doel van je dashboard. Wat wil je bereiken? En welke informatie heb jij nodig om de juiste keuzes te maken voor jouw salesstrategie? Nadat deze informatie helder in kaart is gebracht, kun je een dashboard maken dat écht meerwaarde heeft voor je organisatie.

Standaard dashboards

Prettig is dat er een aantal standaard Sales dashboards in Dynamics 365 bestaan die je kunt gebruiken. Ik licht er een aantal voor je toe:

• Het Sales Dashboard geeft een compleet overzicht waarbij je onder andere snel kunt instellen of je alleen jouw openstaande opportunities ziet of van je hele team.
• Het Sales Activity dashboard geeft onder andere jouw open opportunities weer in een salespijplijn, jouw open leads, top opportunities en je salesdoelen voor deze periode.
• Het Sales Performance Dashboard laat zien hoe je organisatie presteert op het gebied van Sales. De gehele pijplijn is visueel weergegeven en ook zie je op dit dashboard hoeveel procent je van je omzetdoel hebt behaald.

Een gepersonaliseerd dashboard

Naast de standaard beschikbare dashboards is het ook mogelijk om een eigen gepersonaliseerd dashboard te maken. Hierin kun jij zelf kiezen welke onderdelen (entiteiten zoals opportunities, maar ook cases) er weergegeven worden. Door zelf te kiezen, wordt het dashboard afgestemd op jouw informatiebehoefte. Zo ben jij geen tijd kwijt aan het zoeken van de juiste informatie! Werk je bijvoorbeeld veel met leads? Dan bestaat er de mogelijkheid om een leads-dashboard te maken waarin jij een overzicht krijgt van alle leads! Uiteraard met de informatie over de leads die jij zelf hebt gekozen.

Wil je meer weten of je dashboards door Exite laten inrichten? Ik hoor graag van je.