5 vereiste features van een Modern Workspace

De dagelijkse werkzaamheden van mensen zijn onder invloed van technologie en innovatie steeds meer digitaal geworden. Werken op een device is vaste prik voor menig professional, vandaar dat er behoefte is ontstaan aan een digitale omgeving die precies datgene biedt waar in een specifieke rol om gevraagd wordt.

Een Modern Workspace biedt individuen de digitale tools die zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Of het nu gaat om werken met een pc, laptop of mobiel: online applicaties, lokale bedrijfssoftware, communicatie en agenda horen overal beschikbaar te zijn. Maar waar dien je qua eigenschappen van zo’n omgeving nog meer op te letten?

1. Veiligheid

Met het toenemende risico op security-incidenten, is het van belang dat gebruikers te allen tijde en overal veilig hun werk kunnen doen. Een goede Modern Workspace voorziet hierin door de omgeving aan te bieden via Multi-Factor Authentication en opties te bieden voor Conditional Access. MFA betekent zoveel dat er een extra beveiligingsstap is vereist voor het inloggen. Bij Conditional Access wordt er gekeken naar het device, de locatie van inloggen en het actuele security-risico om toegang te verlenen, een extra handeling te vereisen of de omgeving te blokkeren. Daarnaast is het prettig dat de werkplekomgeving, als deze integreert met Office 365, gebruikmaakt van hetzelfde niveau security, zodat bijvoorbeeld het samenwerken in en delen van bestanden veilig kan gebeuren.

 2. Volledigheid

Een goede digitale werkplek staat of valt met de volledigheid van de omgeving. Kun je erin terugvinden wat je daadwerkelijk nodig hebt? Zo zijn applicaties, een kalender, agenda en een overzicht van actueel geopende of bewerkte documenten essentieel. Om echt te dienen als startpunt van je dag, moet het bovendien nieuws van intranet kunnen tonen en de gebruiker in staat stellen de werkplek links naar veelgebruikte websites en (web)applicaties op te laten nemen. Kijk ook naar de zoekfunctie: kun je bijvoorbeeld eenvoudig berichten, bestanden, applicaties en collega’s opzoeken?

Een goede Modern Workspace vergroot het werkplezier doordat het op een slimme manier keuzes maakt en hierdoor mensen in staat stelt zich te focussen op kerntaken. Het zorgt ervoor dat je niet continu hoeft te wisselen tussen portalen en applicaties.

3. Uniformiteit

Gebruikers hebben traditioneel moeite met veranderingen op ICT-gebied. Bij de implementatie van een digitale werkplek wil je deze natuurlijk graag zo zacht mogelijk laten landen binnen je organisatie. Het helpt daarbij als de nieuw te gebruiken omgeving qua look-and-feel aansluit bij wat mensen gewend zijn en aanpasbaar is aan de huisstijl & branding van de organisatie. Qua adoptie is het fijn als er vanuit de leverancier een beproefd pad bestaat om wensen in kaart te brengen, feedback te verzamelen om eerste versies van de werkplek, de verandering bij gebruikers te introduceren en informatie over het gebruik binnen de organisatie te delen.

4. Aanpasbaarheid

Iedere organisatie werkt anders en ook zijn de werkprocessen per functie voor iedere gebruiker verschillend. Een Modern Workspace gaat idealiter niet uit voor een universele aanpak, integendeel. Het moet zich richten op individuele gebruikers, zonder dat dit een IT-afdeling extra werk oplevert. Dat kan bijvoorbeeld door werkplekken te optimaliseren op basis van de rol binnen de (Azure) Active Directory en de werkplek zich aan te laten passen op basis van locatie en het type device. Dit alles zorgt ervoor dat de gebruiker zich kan richten op wat voor hem/haar op dat moment het meest relevant is. Niet te vergeten moet ook voor gebruikers zelf de werkplek aanpasbaar zijn. Wat voor de ene persoon goed werkt, kan de andere (in dezelfde rol) juist irritatie opleveren. Een gepersonaliseerde ervaring is in onze ervaring de sleutel tot succes.

5. Aantrekkelijkheid

Als organisatie streef je naar een zo hoog mogelijke graad van ‘digital employee experience’. Met andere woorden, de digitale ervaring moet zo goed mogelijk zijn. Als centrale applicatie voor het werk is de gebruikservaring bij een digitale werkplek van onschatbare waarde. Begrip voor hoe collega’s techniek gebruiken, is misschien wel het belangrijkste daarin. Een goede leverancier van een Modern Workspace onderzoekt de manier waarop mensen werken en weet wat daarin voor verbetering kan zorgen. Met persona’s gebaseerd op gebruiksonderzoek en voldoende autonomie voor de gebruiker in het kiezen en gebruiken van de juiste hulpmiddelen in de eigen manier van werken, creëer je een werkplek waar mensen niet omheen willen werken, maar dagelijks naar terugkeren.

Meer weten over een Modern Workspace? Stel je vraag!

Met Workspace 365 heeft Exite een digitale werkplek in huis om digitaal samen te brengen wat jij en collega’s binnen je organisatie dagelijks nodig hebben. Op basis van jouw wensen, unieke behoeften en wat we geleerd hebben bij andere klanten, maken we de uitrol van jouw moderne werkplek tot een succes. Meer weten? Vraag vrijblijvend meer informatie aan.