De kracht van keyusers in ICT-veranderingen

Het is jammer om te constateren dat keyusers vaak alleen in de test- of pilotfase van het ICT-project een rol spelen. Zij worden weinig betrokken bij het daadwerkelijk borgen van de verandering op de werkvloer. Deze gemiste kans resulteert vaak in moeizame verandertrajecten, gefrustreerde keyusers en hoge kosten zonder rendement.

In deze blog lees je meer over het belang van keyusers en op welke wijze je deze medewerkers de sleutel kunt laten zijn voor succesvolle ICT-veranderingen in jouw organisatie.  

Wat zijn keyusers?

Keyusers zijn medewerkers uit diverse functiegroepen waar de ICT-verandering een impact op maakt. Denk bijvoorbeeld aan enkele medewerkers van de sales-afdeling waarvoor een nieuw CRM-systeem wordt ontwikkeld. Het is dus een extra rol die iemand vervult om mee te helpen de ICT-verandering tot een succes te brengen.

Om de kracht van Keyusers ook daadwerkelijk om te zetten naar succesvolle verandering, is het belangrijk om de Keyuser-rollen goed te definiëren en positioneren.

Hieronder lees je over de vier essentiële keyuser-rollen bij ICT-veranderingen: 

1. Keyusers als tester

In veel gevallen worden keyusers ingezet om de ICT-afdeling te helpen met het inrichten van een passende ICT-oplossing. Zij hebben dan de rol van ervaringsdeskundige en tester. De ICT-afdeling gaat hierbij het gesprek aan met de keyusers om te achterhalen wat precies de wensen en eisen zijn m.b.t. de ICT-oplossing. Op basis daarvan wordt een pilottraject gestart om te komen tot een beproefde en goedgekeurde ICT-oplossing.

Dit de bekendste rol die keyusers vervullen gedurende ICT-veranderingen. Helaas blijft het hier vaak bij en worden de overige essentiële rollen niet ingevuld.

2. Keyusers als ambassadeur

Veranderingen slagen alleen als er voldoende draagvlak in de organisatie is. De keyusers kunnen als ambassadeur helpen om de verandering op gang te brengen door collega’s te informeren en enthousiasmeren over de komende verandering. Men neemt nu eenmaal sneller iets aan van mensen met dezelfde problemen en behoeften dan van mensen die ver van hun belevingswereld staan.

3. Keyusers als aanspreekpunt

De communicatie omtrent de ICT-verandering wil je twee kanten op laten vloeien. Enerzijds treden keyusers op als ambassadeurs om de boodschap de organisatie in te krijgen. Anderzijds kun je de keyusers ook gebruiken om juist informatie uit de organisatie op te halen; Wat vinden mensen nu echt van de verandering? De keyusers vormen zo de ogen en oren op die plekken waar de ICT-verandering de meeste impact maakt. Zorg er daarom voor dat dit gesprek op gang komt en faciliteer keyusers in het uitvragen van feedback. Vergeet vervolgens niet om hier ook iets mee te doen, zodat de keyusers dit weer als ambassadeurs kunnen uitdragen.

4. Keyusers als trainers  

Een rol die veel genoemd wordt, maar nog weinig uit de verf komt, is de keyusers inzetten als trainers. In plaats van één externe trainer die de hele organisatie doorgaat (en vervolgens weer weg is), kies je ervoor om de keyusers op te leiden als trainers en kennisdragers. De functionele ICT-wijzigingen kunnen zij vervolgens overbrengen op hun collega’s middels instructies. Vooral met het oog op nieuwe medewerkers en toekomstige ICT-veranderingen is het verstandig om vaste vraagbakens en trainers in de organisatie ter beschikking te hebben voor persoonlijke, snelle en efficiënte kennisdeling.

Wil je de kracht van keyusers gaan ervaren?

Het goed positioneren en benutten van de vier genoemde keyuser-rollen bij een ICT-verandering is een grote opgave. Wanneer dit echter met aandacht gedaan wordt, biedt dit een fundament voor het effectief en succesvol implementeren van aankomende ICT-veranderingen. Wil je daarom meer halen uit jouw keyusers bij ICT-veranderingen of wil je hier verder over praten? Neem dan vrijblijvend contact met mij op via Linkedin, onderstaand formulier of mail naar marketing@exite.com.